Rechtliche Grundlagen

• Keine Pflicht zur Archivierung von E-Mails.
• Die systematische Ablage der elektronischen Post im Unternehmensinteresse ist dennoch sinnvoll und empfehlenswert (Bsp.: bei Rechtsstreit).

IM HANDELSRECHT:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sind über zehn Jahre aufzubewahren.
• Ausgewählte Unterlagen können auch auf einem Datenträger aufbewahrt werden, wenn gewährleistet ist, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

STEUERRECHTLICHE VORSCHRIFTEN:

• Aus Datenschutzgründen dürfen dem Prüfer keine nicht steuerlich relevanten Daten vorgelegt werden.
• Deutschen Finanzbehörden können im Rahmen von Betriebsprüfungen ein direktes Zugriffsrecht auf bestimmte Daten in der Unternehmens-EDV verlangen.
• Bislang sind viele Unternehmen jedoch kaum auf die sich daraus ergebenden Anforderungen vorbereitet.
• Auch Mitteilungen, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, können Steuerrelevanz besitzen und gehören damit zum Umfang einer Betriebsprüfung.
• Dazu zählen Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüssen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
• Auch empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
• Handelt es sich um originär digitale Unterlagen, welche entsprechend der Abgabenordnung auf einem Datenträger aufbewahrt werden, so müssen diese für steuerliche Zwecke nicht nur jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können, sondern zudem maschinell auswertbar bis zu zehn Jahre vorgehalten werden.
  Ein solches originär digitales Dokument ist – so die Ansicht der Finanzverwaltung – auch die elektronisch übersandte E-Mail. Das heißt, die E-Mail muss für künftige Betriebsprüfungen im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden und zudem mit einem unveränderbaren Index versehen werden.
  Empfehlenswert ist eine intelligente Lösung, die e-Mails des laufenden Geschäftsverkehrs automatisch archiviert und auf Anforderung der Betriebsprüfung wieder zur Verfügung stellt.

RECHTLICHE FOLGEN:
Eine schlecht organisierte Verwaltung und Archivierung von Daten in einem Unternehmen kann schwerwiegende rechtliche Folgen haben. Erst kürzlich verhängten die US-Börsenaufsichts-Behörden Geldbußen in Höhe von umgerechnet 9,4 Millionen Euro gegen fünf Investment-Banken, weil diese ihren E-Mail-Verkehr nicht ordnungsgemäß archiviert hatten.