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10 Merksätze

10 Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung

Sie stammen von dem „Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.“:

1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen

3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein

4. Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können

6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können

7. Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist

10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen