180 Mio. US$ betrug der Umsatz von E-Mail-Archivierungs-Lösungen im Jahr 2004, gegenüber 33 Mio. US$ Umsatz vor drei Jahren. Das fand eine Studie der IDC heraus. Bis 2008 soll die jährliche Wachstumsrate bei über 50 Prozent liegen. E-Mails werden also immer unabdingbarer. Sowohl im Umgang mit den Kunden, als auch im Unternehmen.
Der Zugriff auf z.B. vertragsrechtlich relevanten, digitalen Schriftverkehr ist auf Jahre hinaus sicherzustellen und erfordert geeignete, auf vorhandene Geschäftsprozesse, eingesetzte Applikationen & verwendete Infrastruktur abzustimmende Maßnahmen.
- Wie entlastet man die E-Mail -Server und verschlankt den notwendigen Datenspeicher?
- Wie verkürzt man die Backup-/Restore-Zeiten?
- Wie erfüllt man gesetzliche Anforderungen und gewinnt die Sicherheit, für das Gericht oder Finanzamt alles Erforderliche sicher aufbewahrt zu haben und auch sicher wieder finden zu können?
- Welche E-Mails müssen gespeichert werden, um die jeweils bestehenden Revisionsregeln einzuhalten?
- Und das alles möglichst ohne unnötige Investitionen, Prozess-Umstellungen und Mitarbeiter-Schulungen?
Die Antwort ist: Durch Einrichtung der fast in Vergessenheit geratenen, aber altbewährten Institution „Archiv“ als einer letzten Stufe im Information Lifecycle-Prozess in Form der modernen, elektronischen Archivierung auch von E-Mails. Die Herausforderung besteht darin:
- E-Mails sicher aufzubewahren
- Die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu erfüllen
- Den Aministrationsaufwand bei ständig steigendem E-Mail-Aufkommen einzugrenzen
- Die Produktivität durch mehr Übersichtlichkeit zu steigern
- Die Kompetenzen innerhalb des Unternehmens clever zu verteilen
Desweiteren finden Sie >HIER< 10 Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung.
Mehr Informationen zu den Rechtlichen Grundlagen finden Sie >HIER<