Grund-Funktionen:
Es werden alle Vertragsarten (Handy-Verträge, Mietverträge, Materialwirtschaft, Geschäftsleitung, usw.) aller Teilbereiche des Unternehmens zentral archiviert.
Beim Archivieren werden nur die unbedingt notwendigen Informationen, wie z.B. die Vertragsnummer oder die Partnernummer mit eingegeben. Eine Schnittstelle zu SAP holt die restlichen Informationen, wie Name, Anschrift usw. und archiviert sie zusammen mit dem Vertragsdokument. Über eine Kostenstellenzuordnung zu einem Sicherheitskonzept werden automatisch Berechtigungen auf die Dokumente gegeben.
Als Ergebnis können alle Verträge vom Arbeitsplatz aus recherchiert, angezeigt, gedruckt, gefaxt oder gemailt werden. Zusätzlich wird (automatisch) eine effektive Zugriffs-Sicherheit erreicht. Zu dem Vertrag können beliebige Dokumente, wie z.B. der Schriftverkehr ergänzt werden. Alle Änderungen am Dokument werden in einer Revision festgehalten.
Erweiterungen:
Es können alle Verträge selektiert werden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gekündigt werden müssen. Damit nichts vergessen wird, werden Erinnerungen per eMail versendet. Ebenso können Listen der zu kündigenden Verträge gedruckt werden. Nicht gekündigte Verträge verlängern sich ggf. automatisch weiter.
Zusätzlich werden die Verträge in SAP verknüpft und können in SAP aus dem Partnerhaus angezeigt werden. Zu allen Dokumenten wird Datum, Bearbeiter und die Art der Änderung (Vertrag gekündigt, Vertrag deaktiviert, usw.) vermerkt.
In einer zweiten Stufe wird zum Vertrag mit angegeben (aus einer Auswahlliste), wer den Vertrag unterschrieben hat. In einem Verarbeitungslauf kann dann geprüft werden, ob die Unterschrift für die jeweilige Vertragsart, Kostenstelle, usw. rechtsgültig ist (um späteren Problemen vorzubeugen).
Ziele:
Zentrale und sichere Ablage der bisher verstreut gelagerten Verträge. Effektives Suchen und Wiederfinden. Auswertung der zu kündigenden Verträge und Unterstützung bei der Vertragskündigung. Erreichen eines Zugriffs-Schutzes. Einfaches Erweitern von Verträgen, Verwaltung von Revisionen und Speicherung zusätzlicher Dokumente, wie z.B. Schriftverkehr zum Vertrag.
Abgesehen von der Sicherheit, effektiveren Lagerung und der schnellen Suche macht sich das System wahrscheinlich allein durch die Tatsache bezahlt, dass man keine Kündigungstermine mehr verpasst !!!
(Anmerkung: Manche Mietverträge laufen 10 Jahre und verlängern sich wieder automatisch um 10 Jahre ... - ... und Aktenschränke erinnern niemanden ... )