Digitale Archivierung ist Pflicht
Durch die Änderung der Abgabenordnung zum 01. Januar 2002 wurden die Ordnungsvorschriften für die Buchführung, für Aufzeichnungen und für die Aufbewahrung von Unterlagen neu geregelt.
Durch die Veröffentlichung des Rundschreibens durch das Bundesministerium der Finanzen am
16. Juli 2001 werden diese Veränderungen somit verbindlich. Für die meisten Unternehmen führt die Anerkennung der elektronischen Abrechnung zu einer deutlichen Erleichterung im täglichen Geschäftsablauf. Gleichzeitig werden jedoch die Anforderungen an die Datenhaltung erhöht. Ausdrucke reichen nicht mehr aus. Mikrofilme sind nicht mehr zulässig.
Die Neuregelung der Anforderung besagt letztendlich, dass die steuerlich relevanten Datensätze weiterhin bis zu 10 Jahre nach der letzten Nutzung dieser Daten in ihrer Ursprungsform für die Finanzbehörde zugänglich sein müssen. Für eine von der Anwendung unabhängige und sichere Archivierung sollte daher eine elektronische Archivierung angestrebt werden. Dabei werden Daten aus der Originalanwendung heraus als digitales Dokument in ein elektronisches Archiv ausgelagert.
Wir informieren Sie, welche Auswirkungen die Neuregelung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU auf Ihr Unternehmen hat.